Assalamualaikum dan selamat pagi.
Sebelum entri ini saya telah ceritakan rutin harian seorang ejen insuran / takaful, dimana skopnya adalah luas; bukan semata-mata menjual, menjual dan menjual.
Kali ini, saya akan kongsikan pula apakah rutin seorang ejen seperti adakah perlu ke pejabat atau tidak, apa mereka buat di pejabat, pukul berapa mereka keluar dan sebagainya.
Saya percaya, untuk berjaya selain mempunyai mentor yang bagus, tindakan yang cepat, ilmu penuh dada – anda perlukan sistem sokongan yang bagus. Begitu juga dalam industri ini, seorang ejen insuran / takaful berjaya, saya lihat mereka mempunyai atau mengikut sistem kerja yang bagus. Sistem ini, saya fokuskan kepada ‘the structured day’ iaitu struktur harian sebagai seorang ejen. Kalau anda bekerja di pejabat / kilang, struktur kerja anda adalah masuk kerja pukul 8 dan pulang pada pukul 5, rehat tengahari pada pukul 1 petang. Sebagai ejen, kami juga mempunyai struktur begitu.
Struktur (saya gunakan structure day selepas ini) adalah mengikut bagaimana sebuah agensi itu beroperasi. Saya pernah baca tulisan seorang leader dari grup Al-Isra, menulis tentang bagaimana agensi tersebut mempunyai struktur yang melahirkan ejen-ejen berwibawa.
Sudah pasti, structure day untuk ejen berstatus sepenuh masa dan sambilan adalah berbeza. Melalui blog takafulway.com, intipatinya:
Ejen Sepenuh Masa
- Ejen sepenuh masa wajib menghadiri pada pukul 8 pagi setiap Isnin, Rabu dan Jumaat. Ini adalah sesi perkongsian sesama ejen.
- Sesi Isnin sehingga pukul 11 pagi. Perbincangan bertopik diagnosis aktiviti sepanjang minggu lepas.
- Sesi Rabu dan Jumaat, sesi ringkas bertukar info berkenaan aktiviti mereka setiap hari. Jumaat minggu pertama dalam bulan itu, pukul 8 malam hingga 10 malam akan diadakan mesyuarat agensi.
- Selepas sesi perkongsian, buat panggilan telefon minima 30 panggilan (selama sejam) dan keluar dari pejabat sebelum tengahari. Tiada ‘appointment’, ejen perlu keluar untuk dapatkan ‘appointment’ juga (fight for appointment).
- Selasa dan Khamis tidak diwajibkan hadir ke pejabat. Digalakkan untuk berjumpa prospek / klien ketika bersarapan, atau aktiviti ‘servicing’ (ambil laporan perubatan). Jika tiada aktiviti, hadir ke pejabat untuk buat aktiviti admin yang tertangguh dan melakukan panggilan telefon.
- Sebelah petang, pukul 6 ejen pulang ke pejabat untuk siapkan ‘quotation’ atau ‘paperwork’ perjumpaan / aktiviti esok hari. Ejen baru boleh berjumpa ejen senior / pengurus unit atau agensi, untuk post mortem skil dan presentation.
- Sabtu pagi pula, buat perancangan dari segi menyusun senarai prospek dan menyediakan polisi untuk diberi pada minggu hadapan. Juga diadakan synergestic group meeting.
- Setiap Sabtu minggu pertama setiap 3 bulan, diadakan APW (Agency Planning Workshop), biasanya di adakan di luar Kuala Lumpur.
Ejen Sambilan
- Ejen sambilan diberi masa 6 bulan hingga 1 tahun untuk buat keputusan menjadi ejen sepenuh masa.
- Ejen sambilan tidak wajib hadir pagi.
- Ejen sambilan perlu hadir pada waktu malam untuk latihan, submission, quotation & paperwork.
- Ejen sambilan perlu hadir mesyuarat agensi setiap bulan.
- Ejen sambilan perlu hadir APW.
- Ejen sambilan perlu hadir hari Sabtu untuk planning & role play.
- Menyertai aktiviti agensi seperti booth dan sebagainya.
Apa yang saya lalui, tidak sama apa yang agensi lain lakukan. Walaupun berbeza beberapa perkara, tapi structure day wujud untuk memastikan ejen itu bergerak mengikut peraturan ditetapkan.
Kalau tiada structure day, boleh ke laut!
Begitu juga sebagai seorang Muslim, structure day kita adalah solat lima waktu sehari. Barulah boleh jadi Muslim yang sejati.
Memberi untuk menerima.
Adib Yazid
Adib Yazid 