Semua makhluk sibuk. Semut sibuk untuk cari gula. Helang sibuk cari ikan. Kita sibuk sebab apa?
Pernah dengar soalan ini?
Dunia hari ini bergerak dengan pantas. Teknologi membolehkan manusia melakukan banyak perkara. Teknologi juga boleh dikatakan membebankan manusia. Teknologi ada kelebihan dan kekurangannya.
Dengan telefon pintar, kita dah boleh hilang fokus. Ada loceng, ada reminder, ada panggilan masuk, ada Whatsapp masuk dan sebagainya. Ini menyebabkan kita sukar hendak fokus pada era ini. Syarikat besar seperti Google dan Intel telah mengambil inisiatif, mempunyai bilik khas untuk berfikir dan lakukan kerja yang penting sahaja.
Kita tak seperti Google dan Intel, kita belum mampu reka satu bilik khas untuk bekerja. Jadi bagaimana hendak mempunyai ruang fokus? Ini ada beberapa tip yang sesuai untuk mencipta ruang fokus bekerja.
TIP 1: Setiap kerja kita lakukan ada prioriti yang perlu kita tentukan. Buat prioriti terlebih dahulu.
TIP 2: Fahamkan dulu apa maksud ‘prioriti’. Dalam bahasa Melayu adalah keutamaan. Apa keutamaan kita?
TIP 3: Memang kita rasa semua perkara adalah keutamaan kita. Sebenarnya, setiap sesuatu ada keutamaan masing-masing. Fahamkan perkara ini. Lakukan perkara paling penting terlebih dahulu.
TIP 4: Kita kena biasakan dengan istilah keutamaan ini terlebih dahulu. Jadikan ini rutin, mengenalpasti mana satu prioriti dalam kerja kita.
TIP 5: Keutamaan sentiasa berkait rapat dengan matlamat. Samada matlamat itu berbentuk peribadi atau matlamat profesional (bisnes).
TIP 6: Matlamat kita perlu ada nilai emosi. Motivasi sentiasa mendorong kita menggerakkan badan kita melakukan tindakan.
TIP 7: Fokus adalah mengutamakan perkara paling penting dalam keadaan terpenting.
TIP 8: Buku Stephen Cover pada tahun 1994 berjudul First Things First telah memberi garis panduan tentang keutamaan kerja. 15%, adalah berbentuk luar jangka (perkara kecemasan), 75% adalah keutamaan kita, 9 % adalah benda yang perlu dilakukan segera tetapi tidak penting seperti membuka atau membaca email dan mesyuarat, 1% adalah perkara yang memang tidak penting seperti membaca iklan dan bermain permainan komputer.
TIP 9: Buku bertajuk ‘5 Choices: The Practical Path to Extraordinary Productivity’ pada tahun 2015 telah membuat kajian bagaimana seseorang menghabiskan masa. 26.7% pada perkara krisis (segera) dan perkara ’emergency’. 30.8% pada perkara paling penting, 23.6% pada perkara yang segera tetapi tidak penting seperti email dan mesyuarat, 17.9% pada perkara yang tidak penting dan tidak segera langsung.
TIP 10: Kita perlu jelas dan terang dengan apa keutamaan kerja kita.
TIP 11: Buat log masa. Lihat ke mana masa anda pergi setiap minggu.
TIP 12: Buat analisa log yang telah dibuat. Kemana masa kita pergi sebenarnya.
TIP 13: Lihat ‘Reminder’ pada log yang telah dibuat. Fikirkan cara untuk lebih pantas melakukan kerja, lebih baik dan lebih terancang.
TIP 14: Jelas dengan keutamaan kerja adalah langkah ke arah memfokuskan kerja. Kita boleh memilih untuk dilakukan penuh fokus atau sekadar biasa-biasa sahaja.
TIP 15: Strategi mengutamakan kerja boleh dilakukan dengan meletakkan satu target kerja, buang perkara-perkara yang menyemakkan ruang kerja, meletakkan satu batas contohnya tidak akan keluar dan membuat sistem ganjaran setelah habis kerja.
TIP 16: Analisa kerja dan keutamaan kita. Samada di rumah atau di tempat kerja.
TIP 17: Sentiasa ingat, kita ada cuma 24 jam sehari. Tiada kurang, tiada lebih. Semua ini adalah bagaimana kita menggunakan masa itu dengan baik.
TIP 18: Sentiasa tanya tiga soalan ini. (1) Kenapa saya perlu buat benda ini? (2) Jika saya tak buat, apa akan berlaku? (3) Adakah saya sanggup menerima apa sahaja jika saya tak melakukan benda ini?
TIP 19: Tanya semula tiga soalan ini. (1) Apa cara yang sesuai untuk merancang masa saya? (2) Apa perkara paling penting perlu dilakukan sekarang? (3) Ada solusi lain?
TIP 20: Letakkan garis batasan. Antara anda dan orang lain.
TIP 21: Belajar untuk urus gangguan. Ini termasuklah keinginan untuk memeriksa telefon dan media sosial.
TIP 22: Belajar untuk urus gangguan daripada keluarga dan rakan. Belajar untuk berkata TIDAK dengan lembut.
TIP 23: Berhenti untuk jadi seseorang yang hendak memuaskan hati semua orang. Jadi individu tersebut, anda tiada masa untuk fokus.
TIP 24: Belajar untuk membahagikan kerja. Jangan terlebih ‘micromanage’. Ini adalah satu cara untuk ‘leverage’ masa untuk kerja yang berkeutamaan tinggi.
TIP 25: Jika tak boleh untuk ‘delegate’ kesemua kerja, belajar ‘delegate’ sebahagian kerja. Ini menambahkan kepercayaan orang lain terhadap diri kita.
TIP 26: “Jika kita melakukan perkara yang betul, kita akan terhindar untuk melakukan melihat semua perkara.” kata-kata Gary Keller, The One Thing.
TIP 27: Belajar tanya soalan ini. “Mengapa saya lakukan perkara ini sekarang?” Ini akan membantu mengingatkan anda tentang matlamat utama anda.
TIP 28: Jangan ragu-ragu untuk susun jadual untuk mengutamakan matlamat anda.
TIP 29: Susun jadual harian dan mingguan. Hormati jadual masa yang telah dirancang.
TIP 30: Menghormati dan mengikut jadual ditetapkan memerlukan disiplin tinggi. Jika anda tak menjaga perkara ini, siapa akan jaga untuk anda?
TIP 31: Jangan membazir masa. Sentiasa bersedia dan melakukan persiapan untuk kerja-kerja penting.
TIP 32: Aplikasi yang telah dibina di dunia hari ini boleh membantu anda untuk fokus. Gunakan. Contoh, Freedom, Focus, TimeOut, Concentrate.
TIP 33: Ingat, aplikasi tak membantu kita berubah. Manusia yang perlu berubah.
TIP 34: Bina tabiat yang baik. Ia akan membantu sehingga boleh lakukan secara automatik (auto pilot).
TIP 35: Bina ‘ritual’ diri sendiri. Ini akan membantu kita untuk biasakan diri dengan rutin kerja dan membina tabiat yang baik.
TIP 36: Fahami konsep If-Then yang telah dibangunkan di Harvard. Ini akan membantu mencipta rutin kerja yang menyebabkan kita hendak melakukan tindakan seterusnya sistem ganjaran untuk diri sendiri.
TIP 37: Kurangkan ‘multitasking’. Kurangkan. Kurangkan. Sebaiknya hapuskan. Ini akan merosakkan fokus anda.
TIP 38: Jika anda melalui hari yang sangat sibuk, tanya soalan ini. “Adakah saya benar-benar perlu lakukan perkara ini?”
TIP 39: Lihat kerja-kerja remeh yang tidak mendatangkan keuntungan seperti memeriksa email. Lakukan selepas anda siapkan kerja paling utama.
TIP 40: Biasakan diri dengan idea bahawa kita perlu bekerja mengikut keutamaan, sedikit demi sedikit, hari demi hari. Ini akan membantu anda untuk pergi jauh dalam kerja yang anda perlu lakukan.
TIP 41: Tiada istilah pengurusan masa. Ianya istilah pengurusan energi.
TIP 42: Fikirkan masa yang paling sesuai untuk minda dan badan anda bekerja. Cipta ruang masa untuk anda berfikir sesuatu yang kritikal.
TIP 43: Beritahu orang lain tentang matlamat anda dan jadual kerja anda. Terangkan blok-blok masa. Lihat jika ada orang lain turut sama berminat.
TIP 44: Uruskan jangkaan kerja dan keutamaan. Jadikan lebih realistik. Hari ini tidak sama dengan hari semalam. Jika anda ada strategi dan rancangan, semua ini boleh diuruskan.
TIP 45: Letakkan KPI untuk hasil kerja yang berkeutamaan tinggi.
TIP 46: Sentiasa ada pelan B. Jika ada perubahan, jangan teruskan buang slot masa yang telah dirancang. Cari ruang dalam jadual kerja, alihkan.
TIP 47: Ketenangan datang dalam pelbagai bentuk. Stres yang kurang adalah contoh ketenangan. “Mana boleh tenang, kalau tahu kita akan stres?” pendapatan Dan Levitan dalam TedX.
TIP 48: Praktiskan ketenangan jiwa. Hidup di dunia sekarang, bukan sibuk memikirkan perkara akan datang atau perkara sudah berlalu. Fikirkan keadaan sekarang akan menjadikan diri kita lebih produktif. Kita tak boleh ubah masa lalu atau fikir mendalam masa hadapan. Apa yang penting, lakukan dengan konsisten.
TIP 49: Letakkan prinsip masa. Prinsip ini akan memandu kita merancang jadual lebih baik dan baik.
TIP 50: Ingat kata-kata Stephen Covey ini. Hadiah paling bermakna dalam dunia ini adalah masa dan kebebasan memilih. Gunakan kebebasan memilih memikirkan bagaiman menggunakan masa dengan baik.
Hadiah paling bermakna adalah masa dan kebebasan memilih.
Sumber:
- First Things First, Dr Stephen R. Covey
- Crazy Busy, Dr. Edwin Hallowell
- The One Thing, Gary Keller
Adib Yazid 